Verfahrensdokumentation und Betriebsprüfung
Wozu brauche ich eine Verfahrensdokumentation?
Seit der Überarbeitung der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ ist eine Verfahrensdokumentation Pflicht.
Ein Betriebsprüfer soll damit die Abläufe der Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens nachvollziehen können. Zusätzlich brauchen bargeldintensive Unternehmen eine Verfahrensdokumentation für die Kassenführung.
Die Verfahrensdokumentation bildet damit die Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens komplett ab und sie erbringt damit ebenso notwendige Nachweise bei einer Betriebsprüfung.
Benötige auch ich eine Verfahrensdokumentation?
Eine Verfahrensdokumentation muss jeder Steuerpflichtige mit Gewinneinkünften erstellen und bei Fragen der Finanzbehörden schriftlich vorlegen können. Das gilt auch für sehr kleine Betriebe! Es existieren keine Größenerleichterungen oder Branchenausnahmen.
Verstoßen Sie gegen die geltenden GoBD, drohen Hinzuschätzungen von bis zu zehn Prozent des Jahresumsatzes auf den steuerpflichtigen Gewinn. Bisher wurde diese Verfahrensdokumentation in Betriebsprüfungen in Bayern bei kleineren und mittleren Betrieben nicht angefordert. Dies wird sich ab diesem Jahr ändern!
Aufbau und Inhalt einer Verfahrensdokumentation
Chancen einer Verfahrensdokumentation
Erstellen Sie eine Verfahrensdokumentation hat das auch positive Aspekte für Sie und Ihr Unternehmen. Denn für die Erstellung der Verfahrensdokumentation beschäftigen Sie sich intensiv mit Ihrem Unternehmen. In jedem Betrieb existieren Prozesse und Strukturen, die der Unternehmensleitung nicht im Detail oder überhaupt nicht bekannt sind. Bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation bietet sich die Chance, sich mit allen Prozessen tiefgründig zu beschäftigen.
Setzen Sie auf uns als unabhängige Experten, werden „gelebte Prozesse“, die sich im Laufe der Jahre verselbstständigt haben, durch unsere unabhängige Sichtweise unter die Lupe genommen und können im Anschluss – und in Abstimmung mit Ihnen – optimiert werden.
Im Ergebnis können mit einer Verfahrensdokumentation beispielsweise neue Mitarbeiter einfacher eingearbeitet werden. Arbeitsanweisungen beziehungsweise Vertretungsregelungen werden durch die Einführung einer Verfahrensdokumentation komplett transparent. Auf dieser Grundlage kann entschieden werden, ob sie vereinheitlicht und verbessert werden können. Hinzu kommt, dass im Betriebsablauf existierende Risiken aufgezeigt werden. Auch hier kann dann gegengesteuert werden. Langfristig gesehen verbessert eine gute Verfahrensdokumentation Ihr Rating bei Banken, denn die können klar und eindeutig belegen, wie Ihr Unternehmen strukturiert ist.
Um all das zu erreichen, kommt eine spezielle Dokumentations-Software zum Einsatz um gemeinsam das Ziel zu erreichen.
